8 Tips de Gestión de Tiempo para Mejorar tu Productividad
En el mundo actual donde suceden tantas cosas a la vez en cuestión de segundos, la gestión del tiempo se convierte en una habilidad fundamental para lograr tus metas sin el estrés que muchas veces conlleva. A continuación, te comparto 8 consejos prácticos y sencillos para optimizar tu tiempo y ser más productivo en tu día a día:
1. Prioriza tus Tareas en base a “ETF”
Si no te quedará otra opción más que comerte un rana diariamente (si, lo típico) ¿en qué momento del día lo harías? Tal vez estés pensando en dejar esa desagradable tarea para el final de tu día pero en realidad eso es lo peor que podrías hacer.
El concepto “Eat the Frog” o “ETF como lo abrevié hace referencia a que si tuvieras que comerte un rana cada día, lo mejor sería hacerlo al inicio del mismo, como primera tarea. Pero ¿por qué? Bueno, la rana no deja de ser una analogía que sirve para explicar que lo mejor es empezar por la tarea más difícil o demandante que tengas que realizar.
Supongamos que tenés que hacer tres cosas durante tu día. Dentro de esas tres, una tarea será la más difícil ya sea porque implica un mayor grado de concentración, dificultad o el motivo que sea. Por consiguiente, tendrías que realizar esa tarea primero ya que será la que te ocupe más energía mental.
Entonces una vez que cumplas dicha tarea, el resto te parecerán mucho más fáciles y ni hablar del tiempo que vas a ahorrarte.
2. Establece Objetivos Diarios y Semanales
Esto es clave. Ahora mismo estoy utilizando Notion para organizar mi vida básicamente y una de las secciones consiste en una lista semanal dividida por días donde voy anotando las diferentes tareas. De esta manera, no solo me enfoco en lo que debo hacer hoy sino que también puedo tener una vista general de lo que debo hacer en la semana. Esto es genial para cuando realizar tareas o proyectos que requieren tiempo o una serie de pasos, como puede ser el realizar un video para youtube. Si combinas esto con el concepto de “Eat the Frog”, los resultados están garantizados.
Si no sabés como plantearte metas o te sentís perdido, te recomiendo este video donde explico paso a paso como el proceso de definir metas y un plan para lograrlas.
3. Bloquea Tiempo para Tareas Específicas
En otras palabras, utilizá un calendario. Da igual cual sea pero personalmente prefiero el Google Calendar, más que nada porque se sincroniza con el resto de apps que utilizo. De hecho, otro mini-tip es que lo mantengas todo lo más simple posible. En base a las tareas que tenés es necesario que determines un tiempo específico para realizarlas.
En mi caso, yo sigo el siguiente orden al momento de armar mi calendario. Primero, bloqueo los tiempos de trabajo o aquellas cosas que si o si se tienen que hacer en determinado horario. Para vos puede ser la escuela, el trabajo o que tenés un compromiso puntual, lo que sea. Una vez hecho eso, literalmente hago un poco lo que quiero la verdad jeje. En mi caso, al momento de escribir esto, estoy priorizando Youtube y mi cambio físico por lo que mis días se basan literalmente en trabajar, entrenar y domir. De a poco voy llenando mi calendario con cosas como: hacer cardio, ir al gym, aprender sobre x tema que me beneficie en cuanto a los objetivos que comenté, y bueno también los horarios para comer y dormir.
Una pequeña aclaración es que NO es necesario el hacer todos los días todo, es normal que haya días en los que quizás no puedas hacer determinada cosa o que hayas calculado mal el tiempo, no pasa nada. Sé que te vas a sentir culpable pero de nuevo, es normal. En vez de eso, es preferible que te enfoques en ver que es lo que falló y ver de qué manera podés evitar que vuelva a ocurrir en el futuro. Aunque también te digo que a veces no hay respuesta y simplemente no pudiste cumplir, eso es todo. Al final lo importante es mantener la constancia y seguir intentándolo día a día disfrutando del proceso.
4. Aprende a Decir "No"
Que algo sea una prioridad implica que otras cosas dejan de serlo. Si uno quiere hacer ciertas cosas en determinado momento también implica dejar de lado otras actividades. Por eso es necesario saber decir que “no”. Aunque también hay que tener cuidado con esto, estamos muy acostumbrados a este tipo de videos de desarrollo personal donde entrar en “Ghost Mode”, “Monk Mode” o el concepto de “Lock In” y similares, donde literalmente se encierran totalmente o “desaparecen” para trabajar en sus metas libres de distracciones. Si bien esto no tiene nada de malo, de hecho, todo lo contrario, la verdad es que se tiende a malinterpretar bastante este concepto. El resultado de este tipo de experimentos hacen que la persona se aisle socialmente casi que por completo y eso claramente no esta bien.
Así que para resumir, si, hay que aprender a decir “no” a aquellas cosas que nos alejan de nuestros objetivos y metas pero también hay que pasar tiempo con personas, amigos y familia. Porque si, puede que te sientas solo y que nadie esta de tu lado. O quizás tus amigos tienen malos hábitos y vos estás empezando a ir al gym y cuidarte. Pero ¿qué te parece si en vez de reechazar juntarte con ellos, no proponés ir a hacer ejercicio juntos o hacer algún reto que los incentive a cuidarse?
5. Automatiza y Usa Herramientas pero mantenelo simple
Ya me adelanté un poco a esto pero vuelvo a repetirlo. La clave está en mantenerlo simple. Es muy común caer en buscar y utilizar 500 apps distintas de productividad para cada cosa pero lamento decirte que esto no deja de ser otra forma de procrastinar y sobre pensar. Personalmente solo uso 3 apps: “Google Calendar” para el calendario obviamente, “Google Keep” para hacer anotaciones rápidas de ideas y demás, y “Notion” para absolutamente todo. Ahí tengo anotada mi rutina diaria y semanal, objetivos, info importante, mi journal o diario y algunos proyectos. Literalmente todo. Como se puede notar, es todo bastante simple e incluso podría usar únicamente Notion la verdad, aunque en cuanto a Calendario y Notas Rápidas me sigue pareciendo mejor Google.
En tu caso podrías utilizar las mismas que yo o buscar algunas variantes pero en sí, enfocate en estas tres cosas: calendario, notas y un espacio común donde puedas poner todo. Como dije, “Notion” cumple con esas tres reglas así que podrías empezar por ahí.
6. Elimina las Distracciones
Para trabajar de manera productiva y enfocada, debes sí o sí eliminar o al menos reducir las distracciones. Sobre todo distracciones como el teléfono, redes sociales o incluso el desorden en tu espacio de trabajo. De hecho, esto último se tiende a pasar por alto pero es bastante importante. No puedo explicar la diferencia de enfoque que tengo cuando mi espacio esta ordenado a cuando no lo está. Una buena opçión sería utilizar apps que bloqueen las redes sociales por ejemplo o directamente desisntalarlas, pero la verdad es que lo ideal es que puedas llegar al punto en que a pesar de tenerlas ahí disponibles, logres enfocarte y no caer en utilizarlas. Es importante tener controlo sobre uno mismo y no siempre depender de que una app o extensión nos ayude.
7. Revisa y Ajusta tu Progreso
Esto si bien no te ahorra tiempo en sí o te vuelve más productivo directamente, aún así está bueno tener una manera de medir nuestro progreso en cuanto a las tareas que realizamos y las metas que tenemos. De esta manera podremos ver realmente si estamos avanzando y aunque no soy muy fan de la motivación, siempre es bueno tener esa energía extra que te proporciona el sentir que estás avanzando.
Y también esto ayuda para identificar errores, patrones o mejoras que puedas hacer para luego adaptar tu planificación de acuerdo a tus necesidades, ritmo de trabajo, obligaciones y tiempo.
8. Prioriza el Descanso y el Sueño
Si, no todo se trata de hace más y más y más cosas. Eso, más que ser productivo es simplemente estar ocupado. Sobra decir lo importante y decisivo que es el sueño al momento de querer ser productivo e incluso tener una vida buena y saludable. La falta de sueño puede reducir tu capacidad de concentración y afectar tu rendimiento en general.
Así que asegurate de dormir bien, la mayor cantidad de horas que puedas dentro de lo que te permitan tus obligaciones diarias. Recordá tomar descansos pero descansos de verdad, no excusas para agarrar el teléfono, la idea es que realices actividades que te ayuden a desconectar.
El descanso no se trata de perder tiempo sino de recuperar energía para poder hacer esas cosas que tanto nos gustan o que debemos hacer. Así que tenelo en cuenta!
pASO ACCIONABLE
Creo que es obvio lo que tenés que hacer ahora, pero a modo de resumen podés comenzar por elegir alguna app que te ayude a organizar tus tiempos y tareas. Luego determinar los horarios en los que vas a realizar dichas tareas y sobre todo, tener en cuenta de que es importante comenzar por la tarea más difícil. Además tené en cuenta el descanso y asegurate de dormir lo suficiente. Y por último comenzá de inmediato, no te pierdas en el bucle de seguir optimizando y mejorando todo, mantelo simple y accioná ahora.
En caso de que todavía no tengas metas claras y por ende, no sepas que hacer, podés mirar el video que te compartí al inicio. Estoy segura de que va a ayudarte mucho.
Eso es todo por esta entrada. Recordá que aprender y mejorar es necesario tomar acción así que es TU responsabilidad, decidir si este artículo es una excusa más para procrastinar o una excusa para finalmente tomar acción y comenzar a crear.
Con esto dicho, nos vemos <3
